Verificatiestandaard

Artikel 1Doel

Het CollectionEU Register legt voor een bepaald merk vast waar een bepaalde productie fysiek plaatsvindt. Elke gecontroleerde productie krijgt een openbaar verslag, een nummer en een datum.

Deze norm bepaalt wat wij controleren, hoe wij het controleren, wat wij niet controleren, en wat er gebeurt wanneer iets onjuist is. Ze is openbaar zodat elk merk vooraf weet wat van hem wordt verlangd, en elke lezer kan beoordelen wat een verslag waard is.

Artikel 2Wat een verslag vaststelt, en wat niet

Een verslag stelt één ding vast: dat op de vermelde datum, op grond van de vermelde bewijsstukken, het maken van de producten binnen de vermelde omvang op de vermelde plaats heeft plaatsgevonden.

Een verslag stelt niet vast:

• de herkomst van materialen, stoffen, garens, onderdelen, fournituren of verpakkingen
• de plaats van enige andere stap dan de vermelde, waaronder weven, breien, tanen, kleuren, bedrukken en veredelen, tenzij uitdrukkelijk vermeld
• arbeidsomstandigheden, lonen of sociale praktijken op enige locatie
• milieueffecten van welke aard ook
• productkwaliteit, duurzaamheid in gebruik of veiligheid
• de naleving van enige andere norm, regeling of wettelijke bepaling
• de douaneoorsprong van het product in de zin van Verordening (EU) nr. 952/2013

Een verslag is een gedateerde feitelijke vaststelling over een plaats van fabricage. Het is geen certificering, geen kwaliteitsmerk en geen duurzaamheidslabel.

Artikel 3Definities

Maken. De bewerking waardoor een product in zijn afgewerkte vorm wordt samengesteld. Voor kleding het knippen en het naaien. Voor lederwaren en schoeisel de montage. Voor andere categorieën de in het verslag omschreven bewerking.

Atelier. De rechtspersoon en de fysieke locatie waar het maken plaatsvindt.

Merk. De rechtspersoon die het product onder eigen naam op de markt brengt.

Productie. Eén merk, één atelier, één vermelde productomvang.

Verslag. De openbare pagina met een nummer, die een of meer gecontroleerde producties van één merk beschrijft.

Artikel 4Het criterium

Een productie is gecontroleerd wanneer de gehele stap van het maken, voor de producten binnen de vermelde omvang, in het opgegeven atelier plaatsvindt.

Er is geen percentage en geen drempel. Of het maken van die producten gebeurt daar, of het gebeurt daar niet.

Wanneer het maken van een product over twee ateliers is verdeeld, wordt elk afzonderlijk gecontroleerd en vermeldt het verslag welke bewerking waar plaatsvindt.

Artikel 5Toelatingsvoorwaarden

Open voor elk merk dat een in een Europees land rechtsgeldig ingeschreven entiteit is, waarvan het opgegeven atelier in een Europees land is gelegen, en dat de bewijsstukken van artikel 6 kan aanleveren.

De lijst van landen binnen het bereik staat in bijlage A.

Toelating is niet discretionair. De voorwaarden zijn voor elke aanvrager gelijk, ongeacht of het merk een betaalde vermelding op collectioneu.com heeft.

Artikel 6Vereiste bewijsstukken

1. Het ondernemingsnummer van het merk en zijn land van inschrijving.
2. De naam, het adres en het ondernemingsnummer van het atelier.
3. De opgegeven productomvang, per categorie.
4. Twee of drie recente productiefacturen van het atelier aan het merk.
5. Indien het atelier openbaar genoemd wordt, zijn schriftelijke toestemming.

Artikel 7Procedure

Voorafgaande screening, gratis. Wij controleren de samenhang van de stukken. Is het dossier niet toelaatbaar, dan zeggen wij het en wordt er niets gefactureerd.

Facturering. Zodra het dossier toelaatbaar is, wordt het tarief gefactureerd. Het betaalt het onderzoek, nooit de uitkomst.

Gesprek. Een live videogesprek van ongeveer vijftien minuten.

Beslissing. Schriftelijk, gedateerd, en afgegeven binnen tien werkdagen na het gesprek.

Artikel 8Het gesprek en de opname

Het gesprek heeft twee fasen, waarvoor verschillende regels gelden.

Het gesprek. Camera aan de voorzijde, met een persoon in beeld. Het wordt niet opgenomen. De controleur vult tijdens het gesprek een schriftelijk observatieblad in. Het merk stelt zich voor, de controleur geeft twee instructies die het systeem op het moment van het gesprek willekeurig trekt, en stelt twee feitelijke vragen over het dossier.

De opname. Het merk draait de camera naar het atelier en volgt de instructies van de controleur. Deze sequentie wordt opgenomen. De opname begint pas nadat ze luid is aangekondigd, en stopt voordat het gesprek wordt hervat. Het gesprek zelf wordt nooit opgenomen.

In de opgenomen sequentie mag geen persoon verschijnen. Verschijnt er een persoon, dan wordt de sequentie gestopt, de opname onmiddellijk gewist, en de sequentie herhaald. Het merk wordt voor het gesprek van deze eis op de hoogte gebracht en is ervoor verantwoordelijk het atelier te informeren, dat de aanwezige personen informeert.

Het merk maakt tijdens het gesprek ook drie foto's, op aanwijzing van de controleur. Daarop mogen geen identificeerbare gezichten verschijnen.

De opname is een bewijsstuk. Ze wordt bewaard overeenkomstig artikel 21 en wordt nooit gepubliceerd behalve onder artikel 19.

Artikel 9Toetsing van de stukken

Voor het gesprek controleren wij ten minste: dat het merk bestaat in zijn nationale register; dat het atelier op het opgegeven adres bestaat, met een samenhangende activiteitencode; dat data, aantallen en adressen van de facturen onderling kloppen; en dat de verkoopprijs verenigbaar is met productie in het opgegeven land.

Artikel 10Beslissingen

Slechts drie beslissingen.

Ingeschreven. Een verslag wordt gepubliceerd.
In afwachting. Aanvullende bewijsstukken zijn vereist; het dossier blijft zestig dagen open.
Geweigerd. Er wordt geen verslag gepubliceerd, en de weigering wordt nooit gepubliceerd of aan derden meegedeeld.

Artikel 11Het openbare verslag

Elk verslag vermeldt: het nummer; de datum van afgifte, en hoe lang dat geleden is; het merk en zijn land van inschrijving; elke gecontroleerde productie met haar land, stad, productomvang en datum van observatie; de niet gedekte omvang; de gebruikte methode; en de SHA-256-hash van het beslissingsrapport.

Een verslag kan ook een verklaring van het merk dragen, duidelijk aangeduid als Verklaard, die het register niet heeft gecontroleerd.

Artikel 12Niet gedekte omvang

Elk verslag vermeldt, in dezelfde grootte en op dezelfde plaats als de gecontroleerde omvang, welke productcategorieën van het merk niet gedekt zijn.

Een merk mag een verslag nooit voorstellen als dekkend meer dan het vermeldt.

Artikel 13Het merkteken

Gecontroleerde merken ontvangen een merkteken in één enkele vorm, dat het woord PRODUCTION draagt.

Het toont alle gecontroleerde producties met hun land en stad, het land waar het merk is ingeschreven, het nummer van het verslag, de omvangsregel, de datum van afgifte van het verslag en het adres van het verslag.

De omvangsregel vermeldt ALL PRODUCTS wanneer het verslag het volledige assortiment van het merk dekt. Dekt het slechts een deel daarvan, dan noemt de regel de gedekte categorieën. De niet gedekte categorieën worden op het verslag zelf genoemd, overeenkomstig artikel 12.

Het merkteken is digitaal. Het wordt niet geleverd om op een product, een label of een verpakking te worden aangebracht.

Het gebruik van het merkteken is geregeld in de merklicentie, die deel uitmaakt van deze norm.

Artikel 14Datum van afgifte, en het verversen van een verslag

Een verslag verloopt niet. Het stelt vast wat op een bepaalde datum werd geobserveerd, en die vaststelling blijft waar voor die datum. De datum van afgifte is openbaar en staat op het verslag en op het merkteken.

Een verslag veroudert dus in het volle licht. Hoe ouder het is, hoe minder het over vandaag zegt, en de lezer beoordeelt het daarnaar.

Eén keer per jaar mag het merk zijn verslag verversen. Een verversing levert een verslag met een nieuwe datum op. Het merk is vrij om ze te vragen, te wachten, of zijn verslag te houden zoals het is, met zijn oorspronkelijke datum.

Een verversing bestaat normaal uit een bevestigingsvragenlijst en een nieuwe toetsing van de stukken. Een nieuw gesprek is vereist wanneer het merk van atelier is veranderd, wanneer nieuwe gegevens twijfel doen rijzen over een gecontroleerd feit, of wanneer het verslag in de jaarlijkse steekproef valt.

Verandert een merk in de loop van het jaar van plaats van fabricage, dan is voor elk nieuw atelier een nieuw onderzoek vereist, overeenkomstig artikel 15.

Artikel 15Meldingsplicht

Een verslag stelt een feit uit het verleden vast. Het in het heden juist houden is de verantwoordelijkheid van het merk, en het merk stelt dat ook aan zijn eigen klanten door het merkteken te tonen.

Een merk moet ons binnen dertig dagen elke wijziging van atelier, elke wijziging van de plaats van fabricage en elke stopzetting van de productie op een gecontroleerde locatie melden.

Elk nieuw atelier vereist dan zijn eigen onderzoek, gefactureerd volgens de servicevoorwaarden. Tot dat onderzoek is afgerond stelt het verslag nog steeds alleen vast wat eerder werd geobserveerd, en mag het merk het niet voorstellen als dekkend de nieuwe plaats van fabricage.

Het uitblijven van een melding is een grond voor opschorting en intrekking.

Artikel 16Opschorting en intrekking

Een verslag wordt opgeschort wanneer een meldingsplicht is geschonden, wanneer het merkteken is misbruikt, wanneer nieuwe gegevens twijfel doen rijzen over een gecontroleerd feit, of wanneer een vernieuwing is verstreken.

Een verslag wordt ingetrokken wanneer vaststaat dat een gecontroleerd feit onjuist is, of wanneer een opschorting niet binnen zestig dagen is opgelost.

Opschorting en intrekking worden op het verslag gepubliceerd. Alleen de status en de datum daarvan worden gepubliceerd. De reden wordt nooit gepubliceerd, nooit aan een derde meegedeeld, en alleen aan het merk bekendgemaakt.

In beide gevallen moet het merkteken binnen vijftien dagen van alle pagina's en dragers worden verwijderd.

Artikel 17Bezwaar

Een merk kan een beslissing binnen dertig dagen schriftelijk betwisten bij contact@collectioneu.com. Wij antwoorden binnen vijftien werkdagen. Een bezwaar leidt tot een volledig nieuw onderzoek van het dossier.

Artikel 18Meldingen door derden

Iedereen kan een kennelijke tegenstrijdigheid in een verslag melden, door te schrijven naar contact@collectioneu.com. Een gemotiveerde melding opent een herziening, en waar aangewezen een niet gepland gesprek.

Meldingen worden vertrouwelijk behandeld. De identiteit van een melder wordt nooit aan het betrokken merk bekendgemaakt.

Artikel 19Publicatie van beelden en video

Opnemen en publiceren zijn twee afzonderlijke toestemmingen. Een op grond van artikel 8 gemaakte opname is een bewijsstuk en blijft privé tenzij dit artikel van toepassing is.

Drie categorieën, op het verslag steeds onderscheiden.

De opgenomen sequentie. Wordt alleen gepubliceerd wanneer zowel het merk als het atelier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming hebben gegeven, waarbij elke toestemming op elk moment kan worden ingetrokken. De gepubliceerde clip is zonder geluid en draagt de datum en het verslagnummer. Bij intrekking van een van beide toestemmingen wordt de clip binnen dertig dagen verwijderd.

Tijdens de controle geobserveerde foto's. Door het merk tijdens het gesprek gemaakt, op aanwijzing van de controleur. Worden alleen op verzoek van het merk gepubliceerd, met de datum en het verslagnummer.

Door het merk aangeleverd. Beelden die buiten het gesprek zijn overgelegd, als zodanig aangeduid. Heeft de controleur dezelfde ruimten tijdens het gesprek geobserveerd, dan kan het verslag dat vermelden.

In alle gevallen: geen identificeerbare personen; alleen de stad van het atelier, tenzij het atelier uitdrukkelijk schriftelijk heeft toegestemd te worden genoemd; en de schriftelijke toestemming van het atelier voordat enig beeld of enige sequentie van zijn ruimten wordt gepubliceerd.

Artikel 20Onafhankelijkheid

Het register verkoopt geen van de producten die het controleert en ontvangt geen commissie op hun verkoop.

De tarieven zijn openbaar, vast en voor elk merk gelijk, ongeacht of het merk een betaalde vermelding op collectioneu.com heeft. Ze zijn verschuldigd voor het onderzoek en nooit voor de uitkomst. Geen deel van een tarief hangt af van de beslissing.

Beslissingen passen de gepubliceerde criteria van deze norm toe. Ze zijn niet discretionair, en een gecontroleerde status heeft geen enkel effect op rangorde of plaatsing in de gids.

Twee mechanismen staan open voor ieder die aan een verslag twijfelt. Artikel 18 laat iedere persoon een tegenstrijdigheid melden, en een gemotiveerde melding opent een herziening. Artikel 11 publiceert de hash van het beslissingsrapport, zodat het document achter een verslag kan worden overgelegd en getoetst aan wat is gepubliceerd.

Artikel 21Vastlegging en bewaring

Bewijsstukken, op grond van artikel 8 gemaakte opnamen en beslissingsrapporten worden vijf jaar vanaf de beslissing bewaard, op opslag met beperkte toegang.

Gepubliceerde verslagen worden onbeperkt bewaard, met inbegrip van hun statusgeschiedenis, zodat een vaststelling uit het verleden toetsbaar blijft.

Artikel 22Herziening

Deze norm wordt in genummerde versies gepubliceerd. Elk verslag vermeldt de toegepaste versie. Een herziening werkt nooit terug op een verslag dat onder een eerdere versie is afgegeven.

Opmerkingen bij deze versie zijn welkom tot 31-01-2027, van merken, ateliers, verkopers en elke belanghebbende, op contact@collectioneu.com. Ontvangen opmerkingen worden bij de volgende versie in samengevatte vorm gepubliceerd.

Artikel 23Contact

contact@collectioneu.com